Оптимизируем работу с gmail: 19 эффективных приемов

В соответствии с изучениям компании McKinseyCompany (услуги консалтинга в сфере менеджмента), сотрудники рядовых компаний в среднем выполняют до 28% рабочего времени, обрабатывая email. без сомнений, эта деятельность очень важна и нужна, но тратить на нее до 13 часов в неделю — пожалуй, не так действенно.

В данной статье мы предлагаем вам ознакомиться со перечнем сочетаний клавиш и очень полезных утилит, нетривиальных методов и приложений работы с сервиcом Gmail, каковые разрешат вам тратить на обработку исходящей и входящей корреспонденции значительно меньше времени.

Содержание

1. Тёплые клавиши для написания и других задач и отправки писем

2. Поиск прикрепленного файла

3. Стремительные ссылки

4. Архивирование обработанных писем

5. Как создать шаблон письма в Gmail

6. Как отменить письмо в Gmail

7. Стремительная загрузка Gmail

8. Письма от проверенных отправителей

9. Фильтрация нежеланных сообщений

10. Сортировка при помощи звездочек

11. Распределение писем по категориям

Как отыскать письмо в Gmail

Неспециализированные вопросы

Как перенести письма из Gmail в Outlook

Приложения для Gmail

1. Smartr
2. Mail Pilot
Оптимизируем работу с gmail: 19 эффективных приемов
3. Boomerang
4. SaneBox
5. Signals
6. Mail Timer
7. Find Big Mail
8. Gmail Meter

Как Google получает по 100 000 000 долларов за 1 сутки?

1. Тёплые клавиши для написания и других задач и отправки писем

Тёплые клавиши — это сочетания клавиш на клавиатуре компьютера, разрешающие делать разные действия без помощи мыши. Применение тёплых клавиш разрешает выполнять эти действия стремительнее и экономить время. Вот какие конкретно сочетания трудятся в Gmail:

Переключение между почтовыми ящиками и письмами

Применяйте клавиши управления курсором для навигации по Gmail, а клавишу Enter — для папок и открытия сообщений с письмами и исполнения действий.

Переключение между сообщениями из одной цепочки писем

Просматривая сообщения из одной цепочки писем, применяйте клавишу N для просмотра следующего письма в цепочке, а клавишу P для просмотра прошлого сообщения.

отправка и Написание письма

Как послать html письмо Gmail посредством тёплых клавиш? Написать письмо Gmail возможно при помощи кнопки и клавиш курсоров Enter, а для отправки электронного послания возможно воспользоваться комбинацией Ctrl + Enter.

Выбор получателей письма

Как переслать пара писем в Gmail?

  • Добавить получателей копии письма: Ctrl + Shift + C
  • Добавить получателей скрытой копии сообщения: Ctrl + Shift + B
  • Выбрать адрес отправителя письма: Ctrl + Shift + F (трудится, лишь если вы активировали функцию отправки писем с вторых адресов).

Эти тёплые клавиши используются на протяжении написания письма.

Форматирование текста

  • Полужирный текст: Ctrl + B
  • Курсив: Ctrl + I
  • Выделенный: Ctrl + U

Полный перечень тёплых клавиш вы имеете возможность обнаружитьстранице Gmail «Стремительные клавиши», а их включение либо отключение осуществляется в меню НастройкиОбщиераздел Стремительные клавиши.

В случае если у вас еще не было опыта работы с опциями Gmail, то для перехода в настройки необходимо кликнуть на изображение шестеренки в правом верхнем углу экрана и выбрать опцию Настройки.

2. Поиск прикрепленного файла

Если вы ищите определенный файл либо письмо с приложением, введите в поле поиска строке «has:attachment» — в следствии вам будут продемонстрированы лишь сообщения с прикрепленными к ним документами.

3. Стремительные ссылки

Эта функция разрешает создать ссылки для стремительного доступа к электронным письмам, настройкам и разделам, которыми вы довольно часто пользуетесь.

На изображении продемонстрировано, как создается ссылка для стремительного перехода к просмотру писем с прикрепленными к ним файлами. Все, что от вас требуется, — перейти на страницу, для которой будет создана стремительная ссылка, кликнуть на команду «Добавить стремительную ссылку» и дать данной ссылке наименование.

Эта функция включается в разделе настроек Лаборатория и именуется «Стремительные ссылки».

4. Архивирование обработанных писем

Активировав данную функцию, вы получите возможность отправлять в архив и убирать с позиции входящих те письма, на каковые вы уже ответили. Как вернуть письма Gmail по окончании архивирования? Их возможно будет вернуть и перечитать: необходимо наименование либо тему сообщения в поиск, и оно опять станет дешёвым.

Архивирование писем включается в настройках, раздел Неспециализированные.

5. Как создать шаблон письма в Gmail

Функция «Шаблон ответов» разрешает вам создавать шаблоны сообщений и не писать раз за разом одинаковые письма. Активируется эта функция в разделе Лаборатория.

их добавление и Создание шаблонов осуществляется на протяжении написания сообщения, другими словами в редакторе писем.

  • Как Гугл оптимизируют кликабельность AdWords?

6. Как отменить письмо в Gmail

Это расширение разрешит вам не допустить случайную отправку писем — по окончании того, как вы послали послание, в течении нескольких секунд вы сможете отменить его доставку, кликнув на ссылку «Отменить» в окне оповещения об отправке Email.

Эта функция именуется «Отмена отправки письма», а ее активация производится в разделе настроек Лаборатория.

7. Стремительная загрузка Gmail

Скорость загрузки данных Gmail возможно расширить многократно, добавив строке “/?ui=html” в финиш адресной строки браузера. Красотой дизайна, к сожалению, нужно будет пожертвовать, но скорость работы Gmail существенно возрастает.

8. Письма от проверенных отправителей

Дабы быть уверенными в том, что вы приобретаете письма от настоящих компаний, а не от спамеров, выдающих себя за узнаваемые торговые марки, включите функцию «Значок проверенного сообщения» в разделе Лаборатория.

Проверенные сообщения от настоящих отправителей будут отображены со значком ключа.

  • 10 проверенных способов завоевать доверие визитёров целевой страницы

9. Фильтрация нежеланных сообщений

Как заблокировать письма в Gmail? Если вы приобретаете надоедливые сообщения от определенного отправителя, создайте для таких писем фильтр, что окажет помощь или их удалить, или машинально отмечать как прочтённые.

Легко откройте письмо, для которого желаете создать фильтр, кликните на значок «Еще» и выберите опцию «Фильтровать похожие письма».

Настройки фильтра весьма эластичные: возможно сортировать письма с определенной темой, словами, громадного размера и т. д.

10. Сортировка при помощи звездочек

Серьёзные письма отмечаются желтым маркером, а простые — белым. Как в Gmail пометить письмо как ответственное? Дабы поменять статус письма, достаточно кликнуть по маркеру.

Но одного маркера не всегда достаточно: при работе с электронной почтой не редкость необходимо помечать по-различному письма. В этом вам может оказать помощь совокупность многоцветных звездочек и значков.

Сообщения помечаются различными звездами равно как и при применении одной стандартной иконки, но при последовательном нажатии цвет звезды будет изменяться.

Эта функция включается и настраивается в Неспециализированных настройках.

  • Как трудится поиск Гугл?

11. Распределение писем по категориям

Функция «Умные ярлыки», которая включается в разделе настроек Лаборатория, машинально распределяет входящие письма массовой рассылки под определенные категории, дабы уменьшить вашу работу с почтовым коробкой.

Присвоить ярлык определенному типу сообщений вы имеете возможность конкретно на протяжении его прочтения, кликнув на значок бирки в панели действий. Созданные вами ярлыки будут пребывать под вкладкой «Категории» — в том месте же вы имеете возможность ими руководить, редактировать и создавать новые тэги.

Как отыскать письмо в Gmail

Как искать письмо в Gmail? Воспользуйтесь полем для поиска, расположенным в верхней части окна, и кликните по значку лупы. Дабы применять расширенные параметры поиска — к примеру, отыскать письма, посланные в корзину либо папку «Спам», — кликните по стрелке в поле поиска и заполните необходимые поля.

Неспециализированные вопросы

  • Как выделить все письма в Gmail? Кликните по стрелке, находящейся в верхнем правом углу, и выберите «Все».
  • Как удалить все письма в Gmail? Выделите все письма, а после этого кликните по значку корзины.
  • Как сохранить письмо из Gmail? Во вкладке «Лаборатория» включите функцию «Сохранение документов», после этого откройте необходимое письмо, кликните по кнопке «Еще» и выберите в меню пункт «Создать документ».
  • Как отключить цепочки писем в Gmail? Кликните по значку шестеренки в верхнем левом углу экрана, кликните по пункту меню «Настройки», а после этого — «Цепочки писем». Выберите необходимый вам вариант: «Включить» (объединять письма в цепочки) либо «Отключить» (не объединять). Сохраните трансформации.
  • Как поменять тему письма в Gmail? Дабы поменять тему письма в ответе, кликните по стрелке в левом верхнем углу окна для сообщения и выберите пункт меню «Поменять тему».
  • Как определить ip письма Gmail? Откройте интересующее вас письмо, кликните по стрелке в верхнем левом углу экрана и выберите «Продемонстрировать оригинал». Откроется новое окно с текстом, и в нем вам необходимо отыскать строчок «Received: from».
  • Как засунуть картину в письмо Gmail? Внизу окна для написания сообщения кликните по значку картины и в показавшемся окне выберите необходимый вам вариант вставки изображения: со собственного компьютера, из Гугл+ либо со стороннего ресурса.
  • Как перенаправить письмо в Gmail? Дабы переслать сообщение, откройте его, кликните по ссылке «Переслать», расположенной внизу страницы, добавьте адреса получателей и надавите «Послать».

Как перенести письма из Gmail в Outlook

Перенести сообщения и данные в Outlook возможно в пара этапов. Для начала подготовьте собственный пароль от Office 365 и идентификатор пользователя и добавьте в Outlook почтовый ящик Office 365.

Ход 1. Подготовка учетной записи Gmail к подключению к Outlook
Запустите диагностику в Gmail и создайте пароль, которым Office 365 будет пользоваться для установки соединения.

Ход 2. Добавление в Outlook учетной записи gmail
Разверните ленту Outlook, откройте меню «Файл» и выберите пункт «Добавить учетную запись». Откроется страница «Автоматическая настройка учетной записи», где необходимо заполнить поля «Адрес» и «Имя электронной почты» и ввести собственный пароль от gmail. Кликните по кнопке «Готово».

Затем вы сможете приобретать, просматривать и отправлять письма из Gmail через Outlook.

Ход 3. Копирование сообщений из gmail
Откройте меню «Файл» в Outlook, выберите «Открыть и экспортировать», а после этого «экспорт и Импорт». Выберите «Экспорт в файл» и кликните по кнопке «Дальше». Вы заметите перечень, в котором необходимо выбрать пункт «Файл данных Outlook (.pst)» и опять надавить «Потом». После этого вам пригодится ввести имя либо электронный адрес вашей учетной записи Gmail, поставить галочку в поле «Включить положенные папки» и кликнуть «Потом». Выберите место для копирования данных, кликнув по кнопке «Обзор», и укажите имя файла.

Поля диалогового окна «Добавить дополнительный пароль» возможно покинуть безлюдными, но необходимо в обязательном порядке кликнуть по кнопке «ОК». Затем Outlook экспортирует эти.

Ход 4. Копирование сообщений в Outlook
Опять откройте ФайлОткрыть и экспортироватьИмпорт и экспорт. Выберите пункт «Импорт из второй программы» и кликните «Потом». Отметьте «Файл данных Outlook (.pst)» и кликните «Потом».

Выберите файл, созданный на прошлом этапе, и кликните «Потом». Выберите команду для импорта сообщений в коробку Office 365 и кликните «Готово».

Затем запустится импорт данных в Outlook, и, в случае если их большое количество, он может продлиться пара часов. В случае если отключить соединение с Интернетом либо закрыть Outlook до завершения копирования, оно прервется, но продолжится при следующем подключении.

Приложения для Gmail 1. Smartr

Это приложение разрешит вам скоро и комфортно искать нужные контакты, просматривать историю переписки с нужным человеком и его детальный профиль. Smartr кроме этого интегрирует эти с Facebook и Twitter, оповещая вас о последних обновлениях ваших контактов из социальных сетей.

Smartr устанавливается как браузерное расширение, а в Gmail выводится справа как сайдбар.

2. Mail Pilot

Дополнение Mail Pilot перевоплотит ваш ящик электронной почты в необычный перечень дел. Данное приложение разрешает:

  • устанавливать напоминания для сообщений;
  • создавать и поменять статусы писем — «Не выполнено», «Выполнено» и «Отложено на позже»;
  • создавать перечни, папки и ярлыки.

Единственный его минус — приложение создано только для девайсов компании Apple.

3. Boomerang

Дополнение Boomerang предоставляет пользователям Gmail 3 нужных функции:

  • автоматическая отправка писем в заблаговременно выбранные время и дату;
  • напоминание о необходимости ознакомится с серьёзной серией писем, и возможность ее архивировать и вернуть в необходимое время;
  • напоминание о том, что вам необходимо написать какое-либо письмо. У данной функции весьма эргономичные настройки: вы имеете возможность установить напоминание лишь на тот случай, в случае если получатель не ответил на ваше сообщение.

4. SaneBox

SaneBox при помощи особых методов определяет важность писем и сортирует их. У этого приложения, как и у Boomerang, имеется функция напоминания о том, что получатель вашего письма на него не ответил. Но самым громадным плюсом SaneBox есть функция SaneBlackHole, которая разрешает в один клик отписаться от любой рассылки.

5. Signals

Signals может стать весьма полезным инструментом для интернет-маркетолога: расширение уведомляет пользователя о том, каким получателем, в какое время и в какой точке мира было открыто его сообщение. Кроме этого Signals кроме этого предоставляет данные о том, кликают ли читатели на ссылки в взятом письме, и в случае если да, то на какие конкретно как раз.

6. Mail Timer

Плагин Mail Timer окажет помощь вам более действенно и скоро трудиться с Email: когда вы откроете сообщение, стартует обратный отсчет времени, по окончании которого покажется всплывающие окно, уведомляющее, что время на работу с данным письмом истекло и вам необходимо переходить к следующему. От вас требуется установить личные ограничения времени на работу с письмами и внести соответствующие настройки в приложение..

7. Find Big Mail

Find Big Mail окажет помощь вам отыскать самые объёмные письма и избавиться от них. Пользователь этого сервиса может не тревожиться о безопасности собственного почтового коробки, потому, что приложение определяет только вес сообщений и не имеет доступа к их контенту и второй серьёзной информации аккаунта.

8. Gmail Meter

Сервис Gmail Meter может еженедельно составлять отчет о том, как вы пользуетесь Gmail. В детальном отчете будет расписано множество качеств: какое количество времени вы проводите на сервисе электронной почты, сколько времени тратите на написание писем и т.д.

Высоких вам конверсий!

По данным blog.hubspot.com, image source opacity

Случайные статьи:

5 советов по работе в Google Chrome


Подборка похожих статей:

admin