Как делегировать задачи удаленным сотрудникам

Вы точно трудитесь с удаленными сотрудниками либо фрилансерами. Кто-то настраивает контекстную рекламу, кто-то занимается SEO либо делает лендинги. Кое-какие эксперты — в главной команде, а вторых нужно завлекать иногда.

И каждому нужно поставить задачу и сделать так, дабы ее точно выполнили.

Давайте посмотрим, как возможно сэкономить кучу времени на делегировании задач, обходясь простыми инструментами и минимальными средствами.

Три принципа делегирования

Делегирование — это не просто «утром приказал, вечером проверил». Начальнику необходимо:

  • донести сущность и сформулировать задачу правильно, ясно и исчерпывающе;
  • добиться правильного исполнения задачи;
  • и наряду с этим не израсходовать все рабочее время на контроль за выполнением и исправление неточностей.

Эти пункты и по отдельности сложно выполнить (особенно третий), а уж все и сходу — мечта. И это неприятность.

В офисе неприятность стоит не так остро. Личная коммуникация все упрощает. Кроме того новенький эксперт скоро схватывает сущность работы и меньше ошибается, в случае если в любую секунду может обратиться с просьбой о помощи к сотруднику либо начальнику «вживую».

А вот на удаленке не так. Общение ограничено: Скайп не заменит живого беседы. Запрещено выйти на перекур и обсудить несколько небольших непонятных моментов.

Приведу в пример отечественную digital-студию. В то время, когда мы начали расширяться и наняли пара удаленных экспертов — сходу столкнулись с тем, что контроль за исполнением отъедает практически все время. Вместо роста, масштабирования, новых увлекательных проектов — целая рутина и нервотрепка.

Было нужно это исправлять.

Просматривайте кроме этого: За удаленной работой — будущее

взаимодействие и Зона ответственности

Дабы делегировать задачу, нужно выполнить два минимальных условия:

  • Установить четкие параметры ее исполнения. В интернет-маркетинге полно подходов, методик и стратегий. Не факт, что удаленный сотрудник сходу осознает ваши требования. Так как совершить SEO-аудит либо настроить рекламную кампанию в Яндекс.Директе возможно по-различному.
  • Применять действенные средства коммуникации. Скайпа для этого не хватает. Пригодится CRM- либо ERP-совокупность, эргономичный онлайн-органайзер либо сервис для работы над проектами.

Дабы обеспечить первое условие, мы используем совокупность чек-страниц. В качестве средства коммуникации выбрали один из таск-мессенджеров. И вот как все это трудится.

Как трудятся чек-страницы

Чек-лист — вещь обманчиво несложная. Так несложная, что ее не принимают действительно. Это зря — в случае если наложить чек-страницы на настоящие рабочие процессы, получите универсальный «регулятор задач».

  1. В чек-страницах возможно прописать метод действий практически для любой задачи. К примеру, для анализа нового продукта, создания публикаций либо проверки юзабилити сайта. Сотрудникам не нужно будет держать в голове, как и что делать. Начальникам будет несложнее проверить уровень качества работы. А вдруг что-то идет не так — осознать, на каком этапе затык и как его исправить.
  2. Применять чек-страницы :их сотрудникам при постановке задач. Нужно собрать семантическое ядро? Прикрепите соответствующий чек-лист с примечанием, что трудиться нужно строго по нему. То же самое — для других задач.
  3. Использовать чек-страницы лучше системно. Для этого необходимо прописать все процессы, каковые проходят по определенным методам. Таких «однообразных» задач неизменно большое количество. Кроме того в самой занимательной сфере рутины больше, чем креатива. Вот и автоматизируйте рутину!

Вот так выглядит отечественная карточка нового клиента. Посмотрите — по сути, она имеет несколько чек-страниц, объединенных в одно целое.

Как делегировать задачи удаленным сотрудникам

Часть карточки клиента. В карточке — эти по состоянию и продукту сайта (в техническом замысле, со стороны юзабилити и SEO)

Основное — дабы у вас уже были наработки и принципы работы, выведенные на практике. Если вы лишь выходите на рынок, попытайтесь применять готовые чек-страницы: по техническому аудиту, аудиту продукта, анализу юзабилити сайта.

Чек-страницы комфортно составлять в Гугл Таблицах. В том месте они не потеряются, а у экспертов будет к ним доступ с любых устройств.

Правильные руководства

Руководства обрисовывают рабочие процессы более детально и развернуто, чем чек-страницы. Они убирают неопределенность и доносят до удаленщиков принципы работы в вашей команде.

Руководства трудятся на всех уровнях. «Неспециализированные» руководства обрисовывают, как по большому счету у вас все устроено и что нужно делать, дабы все работало . Пример — редакционная политика СМИ:

Но по большей части руководства регулируют отдельные процессы. К примеру, сдачи проекта и порядок проверки. Писать инструкции по каждой мелочи бессмысленно, но для всех серьёзных процессов их нужно составить.

CRM-совокупности, таск-мессенджеры либо органайзеры

На рынке полно CRM для совместной работы над задачами и проектами. Но CRM не всегда эргономичны — для маленькой команды они излишни по цене и функционалу. Исходя из этого имеется суть поискать более легкие ответы.

Имеется хорошие бесплатные варианты: Trello, какое количество. В этих сервисах возможно организовать совместную работу, додавать чек-страницы, создавать проекты.

Пример работы с Wunderlist — ставим для сотрудников задачи, руководствуясь чек-страницей

Прекрасно показывают себя таск-мессенджеры — тот же Rovertask. В том месте возможно собрать всех работников, распределить их по каждой группе и группам выдавать задания. Обсуждайте задачи во внутреннем чате, в случае если необходимо — подключайте к дискуссии клиентов.

Мессенджер выявит чек-страницы и на их базе сам формирует задачи.

Загружаете лист в формате документа Excel — и любой пункт отображается как отдельная подзадача

Другие сервисы для работы с задачами — JoDo, Asana, Pyrus.

Отдельные сервисы — не панацея. Если вы в компании используете большую CRM-совокупность наподобие Битрикс24 либо Мегаплан, создавайте чек-страницы в том месте.

Как организовать работу

С удаленными сотрудниками совокупность почасовой оплаты трудится не весьма. Несложнее оценивать каждую задачу и платить за ее исполнение. Вы ставите задачу, сотрудник приобретает инструкции и чек-страницы, а после этого выдает итог.

В случае если это вам не подходит — нужно будет отслеживать настоящее рабочее время. Тут окажут помощь особые программы-трекеры. Они показывают, приложениями и какими программами пользуется сотрудник, сколько времени тратит на работу и индивидуальные дела. Самые функциональные трекеры:

  • CrocoTime;
  • ТаймДоктор;
  • Bitcop.

Смотрите на отчетность. При любом раскладе нужно отслеживать результаты работы — промежуточные и окончательные. Разбейте задачу на этапы и потребуйте отчетов по каждому из них.

Совокупность ежедневных отчетов также прекрасно трудится.

Вмешивайтесь лично. Кроме того в случае если у вас полно руководств и чек-страниц на любой рабочий случай, а в CRM-совокупности либо мессенджере проставлены сроки и важные — нельзя пускать работу на самотек. Не окажется автоматизировать работу до таковой степени, дабы она выполнялась сама собой без вашего участия. Интересуйтесь ходом дел.

Задавайте вопросы у исполнителей, что у них уже оказалось, какие конкретно появились сложности, укладываются ли они в срок.

Простые ответы постоянно выигрывают

Трудиться с удаленными экспертами сложно. До тех пор пока команда не сработается идеально, все равно будут появляться небольшие недопонимания. Но это не критично. Основное — не увязнуть в рутине.

Для этого необязательно производить внутренние руководства и выбирать десятки сотрудников в отыскивании самого понятливого. Совокупность грамотно составленных чек-страниц плюс подходящий канал коммуникаций — и неприятность решена.

Попытайтесь начать с несложного. А уже позже возможно протестировать подходы и другие инструменты, в случае если пригодится.

Создатель этого поста:

Создатель Андрей Кожевников — начальник digital-агентства Solvintech

Случайные статьи:

Вебинар-нетворкинг \


Подборка похожих статей:

admin