Тендерный аутсорсинг: как это работает

Posted on by riasevastopol

Владислав Трубеев председатель совета директоров, Москва

Все больше участников тендеров выбирают опытное сопровождение от профильных фирм и вот из-за чего.

Многие поставщики уже оценили преимущества участия в госзакупках (либо корпоративных коммерческих тендерах). Из очевидных плюсовэто отсутствие затрат на маркетинг. Государство предоставило громадный шанс мелким и средним компаниям увеличить рынок сбыта продукции либо одолжений, не тратя баснословные деньги на PR и рекламу.

Государствоэто самый большой клиент, что регулярнонуждается в услугах и многочисленных товарах от строительства ядерных станций до поставки сувенирной продукции. Ежедневной более 20 тысячновых тендеров публикуются на сайте госзакупокzakupki.gov.ru , это не учитывая тендеры больших коммерческих компаний. К сожалению, благодаря сарафанному радио, сфера госзакупок обросла легендами и мифами.

Фигурируют фразы и такие слова, как коррупция, откаты, демпинг, невыполнимые договора, тяжёлый вход,задержка выплат, все уже распилено и т. д. Масло в пламя подливают умелые поставщики, трубящие на форумах и в соцсетях о трудностяхи тотальном несовершенстве тендерного законодательства. Но, в случае если откинуть эмоции и обратиться к фактам, то мы заметим:

Тендерный аутсорсинг: как это работает

  1. Более полумиллиона компаний хотя бы раз принимала участие втендерах, из них третьактивные участники.
  2. Борьба в большинстве закупок в среднемне достигает кроме того трех участников на лот.
  3. Более трети закупок отменяется в связи с отсутствие хотя бы одной заявки (к слову о высокой конкуренции).
  4. Вход на кое-какие типы закупок минимальныйзаполняй заявку и участвуй.
  5. Законодательство пускай и не совсем, но уже не сырое и за годы обросло законоприменительнойпрактикой.

Обычно, хватает воли начальника, дабы открыть для себя таковой новый тип рынка сбыта, как тендерные закупки. Для облегчения входа на данный рынок существуют компании, оказывающие услуги по тендерному сопровождению.

минусы и Плюсы тендерного сопровождения

Под тендерным сопровождением понимаетсякомплекс одолжений, каковые выясняются участнику национальных либо коммерческих закупок, помогающиеему результативно принимать участие в тендерах. Услуга по сопровождению тендеров популярна как у умелых поставщиков, так и у компаний, делающих первые шаги в закупках. И в случае если в первом случае, организации знают процесс работы с закупками и пользу от тендерного сопровождения, тоновички сталкиваются с дилеммойуглубляться в тендерную тематику самостоятельно либо дать на сторону компаниям, профессионально занимающимся сопровождением.

В чем же минусы и плюсы тендерного сопровождения для новичка в сравнении с независимой работой?

Сперва плюсы:

  • Стремительный старт в участии в торгах.
  • Опытная и качественная работапо подготовке документов.
  • Своевременные и квалифицированные консультацииспециалиста.
  • Своевременный мониторинг новых закупок.
  • Нет необходимости держать штат сотрудников и повышать их квалификацию в быстроменяющемся законодательстве.
  • Оплата лишь за итог (допуск заявки/победа), отсутствие необходимости оплачивать заработную плат, не привязанную к результату.
  • Большая гибкость. Оплата одолжений лишь тогда, в то время, когда это нужно.
  • Повышение процента побед как следствие качественной подготовительной работы.

Сейчас минусы:

  • Цена. Вправду качественное сопровождение стоит недешево.
  • Нужна вовлеченность. Для успешных результатов в тендерах нужны скоординированные упрочнения не только экспертов, но и клиента одолжений. Клиент согласовывает заявки, определяет порог минимальную цены в аукционе, принимает ответ по участию и т. д.
  • Потоковость. Кое-какие компании, оказывающие тендерное сопровождение, только поверхностно погружаются в потребности клиента, оформляя заявки потоком от многих тысяч компаний. Ни а каком глубоком погружении в потребности клиента тут речи нет.

Какие конкретно услуги входят в тендерное сопровождение

Схему успешного участия в тендерах возможно представить в виде десяти шагов. Любой из них возможно выполнить или самостоятельно, или посредством специальной организации.

  1. Поиск подходящего тендера. Национальные тендеры публикуются на сайте zakupki.gov.ru , тендеры коммерческих компаний на сотнях сторонних сайтов, корпоративных площадок и коммерческих ЭТП. Ввиду того, что база тендеров ежеминутно обновляется, а сроки подготовки заявки сжатылучше применять специальные программы-агрегаторы тендеров, такие как FindTenders.ru, каковые реализовывают мониторинг всех тендеров и находят подходящие по заданным параметрам. Компании, осуществляющие сопровождение, кроме этого применяют тендерные агрегаторы.
  2. Анализ тендерной документации. Время от времени кроме того победа в тендерах оборачивается утратой денежных уймы и средств времени, не говоря уже об участиях в заведомо безперспективных торгах. Все вследствие того что компании не уделяют должного внимания аудиту как самого тендера, так и клиента, размещающего извещение отендере.Необходимо шепетильно проанализировать тендер полностью по десяткам параметров, что ощутимо повыситэффективность предстоящих этапов. Эту работу лучше поручить экспертам с громадным стажем в тендерах.
  3. Цифровая подпись, ЭЦП. Для принятие участия в электронных аукционах в обязательном порядке нужна цифровая подпись, которую выдает специальная организацияудостоверяющий центр (УЦ). На данный момент сеть УЦ и их партнеров достаточно развита в любом населённом пункте и регионе, исходя из этого получение ЭЦП не причиняет громадных хлопот.Принципиально важно лишьвыбрать подходящийуровень защиты ЭЦП, дабы иметь возможность принимать участия на выбранных площадках.
  4. Аккредитация (регистрация) на торговых площадках. Эта задачи и связанная с ней настройка ПО смогут привести к у компаний, у которых нет собственного ИТ опыта и отдела настройки соответствующего ПО. Компании, осуществляющие сопровождение, аккредитуют на площадках, окажут помощь удаленно настроить ПО и подговтоить компьютер для принятие участия в торгах
  5. Подготовка заявки на участие. Чаще всего заказываемая услуга у тендерных экспертов. Сложность подготовки заявки может варьироваться от несложной ( при запроса котировок) до сверхсложной(при конкурса) с сотней страництехнической документации. Некорректно либо не хватает полно заполненные заявки являются главной причиной отказа допуска к торгам. Кроме этого, может появиться обстановка, в то время, когда нужно составить запрос организатору тендера на разъяснения положений тендерной документации. Подготовку заявки, в особенности новичку, лучше доверить тендерным экспертам с громадным стажем.
  6. Финансовое обеспечение заявки на участие. Значительно чаще, в особенности в больших тендерах, для принятие участия в них нужно внести сумму до 5% от начальной минимальной цены(НМЦ) договора на обеспечение участия. Обеспечение удерживается с победителя, если он отказывается подписать договор. В любой другой ситуации, сумма обеспечения возвращается участнику. Для больших тендеров сумма в 5% от НМЦможет быть очень значительной. Дабы не вынимать деньги с оборота, довольно часто разумней привлечь особый целевой займ либо оформить банковскую гарантию. Денежный эксперт подберет лучшие условия от сотен банков и МФО.
  7. Участие в тендере. В большинстве случаев, электронный аукцион. За данный этап работы отвечает или штатный тендерист, или удаленный сотрудник компании, осуществляющий сопровождение. Эта услуга расположена на втором месте по популярностипосле подготовки заявки на участие. Умелый эксперт скорее победит в аукционе, к тому же не допустит сильного падения в цене. Все это в итоге скажется на размереприбыли победителя.
  8. согласование контракта и Подготовка документации. В случае если дошли до этого этапа, значит договор практически в кармане. Практически.Имеется последовательность тонкостей и нюансов, на каковые нужно обратить внимание при подготовке документации и подписании договора. Кроме того в случае если компания умелая и не в впервые заключает соглашение с клиентом, лишний раз все проверить не помешает, поскольку цена ошибкивысочайшаяэто невыполнение договора и, как следствие, занесение и потеря обеспечения в РНП (Реестр недобросовестных поставщиков), что перечеркивает возможность в будущем принимать участие гостендерах.
  9. Финансовое обеспечение договора победителем. Обеспечение выполнения договора может быть около 30% от НМЦ, что в большинстве случаев образовывает большую сумму. Замораживание оборотных средств на время выполнения договора выглядит неразумно.Значительно лучше привлечь особый целевой займ либо оформить банковскую гарантию. Денежный эксперт подберет лучшие условия от сотен банков и МФО.
  10. Подписание договора. В случае если прошлые этапы прошли гладко, то подписание договора не позовёт сложностей, но время от времени безотлагательно может пригодится консультация умелого юриста.

Типы тендерного сопровождения

  1. Помощь на определенном этапе в рассмотренной выше схеме. Итогом исполнения этапа будет какой-либо измеримый промежуточный итог. К примеру, результатом первого этапа (поиска подходящего тендера) будет ссылка на оригинал размещения, результатом пятого (подача заявки)оформленная по всем правилам заявкана участие, которая гарантированно будет допущена к участию в аукционе либо к итоговому рассмотрению тендерной рабочей группой. Помощь на определенном этапе возможно разовая, нацеленная на решение раздельно забранной задачи (к примеру, подготовка заявки на участие)либо постоянная, в рамках тарифов по сопровождению. Постоянная помощь в большинстве случаев удачнее за счет постоянного истабильного количества работы. Оплата в большинстве случаев идет по факту завершения промежуточного этапа.
  2. Полное сопровождение под ключ, или иначе тендерный аутсорсинг. В этом случае, компания-поставщик одолжений оказывает полный цикл работ от поиска до победы в тендере. Помимо этого, в большинстве случаев, в течении всей совместной работы клиенту одолжений выясняется консультация по всем вопросам тендерного процесса.Участнику закупок нет необходимости вникать во все тонкости и нюансы работы, он может сосредоточиться на главномна продукте и на его цене.Оплата за услуги может идти как за абонентское обслуживание, так иза итог (к примеру, победа в тендере либо допуск заявки). Видится и комбинированный подходплата взимается за процент с суммы выигрышного договора победного тендера + абонентское обслуживание.

Кому удачен тендерный аутсорсинг

Тендерный аутсорсингподойдет организациям, каковые:

  • Не имеют широкого опыта успешного участия в тендерах.
  • Не имеют в штате экспертов по тендерам.
  • Желают стремительных результатов.
  • Желают оптимизировать траты на содержание тендерного отдела либо отдельных тендерных экспертов.
  • Желают сосредоточиться на главном, дав второстепенное специалистам.

Чтобы понять собственную пользу, необходимо предварительно оценить объём и масштаб нужных работ успешного участия. Разглядим обычную ролевую структуру тендерного отдела.

Структура тендерного отдела

В нескольких ролях может выступать одинаковый сотрудник, одновременно с этим, на одну роль может пригодится пара сотрудников.

  • Менеджер. Ведет координационную работу по всему спектру вопросов, выступает как контактное лицо для коммуникации с клиентом одолжений либо бизнес-подразделениями.
  • Тендерный эксперт. Подбирает подходящие тендеры и оформляет заявки на участие.
  • Тендерный юрист. Разбирает тендер на предмет вероятной аффилированности и коррупционности, а такжесоответствия законодательству. Формирует и отправляет запросы организатору на разъяснение положений документации к закупке. Формирует и отправляет жалобы в ФАС при подозрения на нарушения законодательства. Контролирует договор на предмет соответствия законодательства и заинтересованностям компании. Отстаивает интересы компании в суде. Снабжает правовую консультацию на всем протяжении работы с тендером.
  • Денежный эксперт. Подбирает наилучшие условия для контракта обеспечения и внесения заявки. Оформляет заявки на тендерный кредит и банковскую гарантию.
  • IT-эксперт. Готовит рабочее место для принятие участия в торгах, настраивает аппаратное и ПО. Выступает в роли оператора от компании на протяжении проведения торгов. Ликвидирует неисправности и ошибки, фиксирует технические неприятности на протяжении проведения торгов на площадке.

Все эксперты так или иначе задействованы на разных стадиях работы с тендером. В случае если компания маленькая илиобъемы торгов незначительны то содержать таковой штат сотрудников накладно. Тендерный аутсорсинг решает проблему экономии, в особенности на начальной стадии работы с заказами. Клиент одолжений контактирует лишь с личным менеджером компании-аутсорсера, что избавляет от лишней головной проблем и боли с организациейсовместной работой многих экспертов.

Клиент приобретает измеримый итог работы тендерного отдела, не вдаваясь в нюансы и технические детали.

Как выбрать компанию по сопровождению

Необходимо понимать, что для успешного участия в тендерах в любом случае пригодится вовлеченность компании клиента. К тендерному аутсорсингу нужно относиться как к инструменту, а не как к чудесной палочке, которая даст новые заказы. Вот пара ответственных советов, каковые окажут помощь удачно принимать участие в тендерах, применяя аутсорсинг:

  • Определите, имеется ли по большому счету спрос на ваш товар/услугу у госзаказчиков больших коммерческих компаний. Прежде, чем заключить соглашение по тендерному аутсорсингу, попросите у компании срез по вашей отрасли за прошлый квартал/год. Оцените количество, регулярность спроса и средний чек. Просчитайте пользу от участия в тендерахи лишь затем принимайте ответ о сотрудничестве.
  • Шепетильно подбирайте компанию-поставщика одолжений по сопровождению. взглянуть на ее опыт, побеждённые договора, отзывы настоящих клиентов. Не забывайте, что отзывы не смогут быть лишь положительнымиэто показатель недобросовестной компании и работы пиарщиков, каковые подделывают отзывы от известных организаций и затирают негатив. Заберите контактыи прозвоните настоящих клиентовим ненужно что-то скрывать либо утаивать.
  • Не гонитесь за дешевизной. Хорошие и качественные услуги стоят дорого. Имеется потоковые компании, оказывающие услуги тысячам организаций, они не смогут выделить хватает внимания как раз вам и не заинтересованы в как раз в вашей победе. Имеется компании, каковые всецело погружаются в вашу проблематику и предметную область и подбирают стратегию участияв разы превосходящую по эффективностипотоковый подход.
  • Наконец, самое главноеникто не гарантирует вам 100% победу в тендере. Никто. Точка. Если вы видите в коммерческом предложении гарантии победы в конкретном тендереили количество побед за определенный периодзнайте, это обман чистой воды. За манипуляцию в сфере тендеров организаторы несут уголовную ответственность и связываться с мошенниками не следует. Победителем тендера согласится участник, предложивший наилучшие условия для выполнения договора, в соответствии с тендерной документации.Как правило главным критерием есть цена в заявке, но далеко не всегда.

Случайные статьи:

Что такое аутсорсинг? Плюсы и минусы аутсорсинга. Как работает аутсорсинг и что это такое?


Подборка похожих статей:

riasevastopol

More Posts