Внутренние коммуникации компании: проводим правильный аудит

Posted on by riasevastopol

информация и Человеческие ресурсы — вот, пожалуй, главные составляющие организации любой сферы деятельности. Производство, продажа товаров либо оказание услуг: чем бы вы ни занимались, сотрудники, начальники и подчиненные всегда делятся разнообразной информацией.

Но как оценить эффективность внутренних коммуникаций в компании? В чем ее не сильный места? Как их «усилить»?

Ответить на эти вопросы смогут ваши сотрудники. А вот как действенно собрать их мнения и сделать верные выводы — об этом очередной пост из серии HR.

  • Как отбирать кандидатов по резюме, либо действенный «скрининг»

Управление коммуникациями

Каждая информация, которая имеется в компании, и методы ее передачи — это серьёзная составляющая менеджмента, в частности управления коммуникациями. Коммуникации разделяют на внешние — сотрудничество компании с партнерами, поставщиками, соперниками, клиентами — и внутренние. В большинстве случаев внешними коммуникациями занимается PR-отдел компании, если он имеется, и сотрудники и сам руководитель, в ведении которых и находится это сотрудничество.

Во внутренних же коммуникациях принимают участие все работники без исключения.

Внутренние коммуникации в организации смогут быть вертикальными (передача информации от начальников к подчиненным и обратно) и горизонтальными (передача информации в отделах, среди сотрудников либо между отделами).Внутренние коммуникации компании: проводим правильный аудит Это формальные внутренние коммуникации, каковые в большинстве случаев имеют под собой в качестве опоры официальные документы, к примеру «Положение о структурных подразделениях». Раздельно возможно выделить неформальные коммуникации — в «курилке», на обеде либо в коридоре информация распространяется достаточно деятельно и скоро, что неимеетвозможности не оказывать влияние на всю совокупность коммуникации в целом..

Какие конкретно средства в большинстве случаев употребляются для корпоративной коммуникаций? Это, само собой разумеется, email, Skype, телефон, корпоративные информационные совокупности, доски и корпоративные газеты, «совещания» и планёрки, индивидуальные беседы и общие собрания.

Положение дел в компании, цели, задачи, конкретных руководителей сотрудников и проблемы отделов, сведения о новых одолжениях, продуктах, клиентах, ценах и регламентах, распоряжения, формы отчетов, информацию об неудачах и успехах — вся эта информация, ответственная либо не весьма, срочная либо та, что может подождать, переходит от сотрудника к сотруднику. И, само собой разумеется, в особенности, в то время, когда компания громадная и информации большое количество, смогут появляться неточности и недочеты, в случае если совокупность внутренних коммуникаций в организации несовершенна. «Не сообщили», «Сказали не все», «До конца не разъяснили», «Не осознал», «Не находился» — цена всем этим неточностям прямо пропорциональна ценности содержимого коммуникации.

Несложный пример. В компании, торгующей промышленной техникой, поменялись цены на сопутствующие услуги по ее установке. Начальники отделов данные зафиксировали себе, но не довели до подчиненных. Клиентам выставили счета по ветхой цене, и позже было нужно без промедлений вносить трансформации в контракты одолжений и выставлять новые счета.

Все это, конечно, не самым лучшим образом отражается на репутации компании, отзывах клиентов и, как следствие, прибыли.

По окончании таковой ситуации, казалось бы, самое логичное для директора — «отругать» глав отделов и проконтролировать донесение информации до каждого подчиненного. Но разумнее задуматься над проведением аудита внутренних коммуникаций в компании, для чего полезно задать себе пара вопросов. Как прекрасно информация распространяется вертикально и горизонтально в каждом отделе и в компании в целом? Какой информации не хватает? Какие конкретно каналы распространения трудятся хуже?

Как это исправить? Чем яснее будет картина коммуникаций компании, тем больше действенных рекомендаций по распространению информации возможно будет создать и внедрить.

Так, цель аудита (изучения, диагностики) совокупности внутренних коммуникаций компании — распознать не сильный и сильные места в передаче информации среди сотрудников. С целью проведения аудита эргономичнее всего применять опросник-матрицу, которую возможно составить на базе типового варианта. В строках матрицы возможно расположить главные характеристики информации (ее сущность), а в столбцах — главные источники, либо каналы распространения информации.

Ниже представлен пример таковой таблицы.

При заполнении матрицы возможно применять простые обозначения («Поставьте галочку, крестик») либо ввести особую шкалу («Оцените от 1 до 5, где 1 — информация распространяется весьма не хорошо, а 5 — распространяется отлично»).

Кроме матрицы возможно применять последовательность дополнительных вопросов, к примеру, «Как вы удовлетворены обстановкой с перемещением информации в компании?», «Какую еще данные вы бы желали приобретать?», на каковые возможно кроме этого отвечать, применяя шкалу, либо, что более информативно, форму свободного ответа.

  • «Планерка» как метод увеличения лояльности персонала компании

Правила аудита

Во-первых, проводя практически каждые изучения в компании, крайне важно донести до участников цели мероприятий. Кратко и емко сказать всем о том, что и для чего вы делаете, ответить на вопросы сотрудников. Во-вторых, этот аудит в полной мере возможно проводить анонимно, но, быть может, имеет суть бланки по отделам, дабы картина коммуникаций была более детальной.

В случае если обязать сотрудников подписывать бланки, возможно взять недостоверные результаты: в большинстве случаев, одни оценки в 5 баллов и ответы «Меня все устраивает», что в принципе неинформативно, да и изучение такое будет иметь негативный эмоциональный отклик у сотрудников. В-третьих, лучше совершить все одним днем в одно да и то же время во всех отделах — у сотрудников не будет времени обсуждать подробности между собой и картина результатов будет более правдоподобной. Кстати, такую диагностику возможно проводить систематично; особенно это принципиально важно, в то время, когда в компании происходят трансформации — этот способ разрешит своевременно отслеживать важные неточности в распространении сведений.

Обрабатывать результаты аудита возможно как как следует, так и количественно. Тут имеется простор для вашей фантазии — возможно вычислять средние баллы по каждому каналу информации либо совершить кластерный анализ ответов в свободной форме. На протяжении анализа результатов изучения будут формироваться рекомендации и выводы по оптимизации совокупности внутренних коммуникаций в компании.

Это возможно расширение каналов распространения информации (введение неспециализированных собраний либо корпоративной рассылки), работа по контролю усвоения информации сотрудникам (все ли, к примеру, пользуются обновленным описанием товаров) а также организация корпоративных мероприятий, дабы сотрудники имели возможность более открыто и неформально обсуждать новости компании.

  • 11 способов нематериальной мотивации сотрудников

Вместо заключения

Сотрудник, действующий при недостатке информации либо с фальшивой информацией, чувствует себя неуверенно и неудовлетворенно, что неимеетвозможности не сказываться на эффективности его труда. Из этого низкие результаты, нежелание приносить прибыль компании, слухи, догадки, негативный настрой самого себя и окружающих людей.

Грамотно выстроенная совокупность передачи информации основывается, в первую очередь, на обратной связи — сотрудники не смогут разделять целей, задач, достижений и проблем компании, вторых отделов, сотрудников, не зная о них. Налаживайте верную совокупность внутренних коммуникаций, поскольку она есть одной из составляющих успеха вашей компании.

Высоких вам конверсий!

Дарья Хоромская,
начальник HR-отдела LPgenerator

отечественные вакансии

Image source: Abhar Bahrudin

Случайные статьи:

Строим дом из газобетона. День 40-41. Начинаем внутренние коммуникации. Все по уму


Подборка похожих статей:

riasevastopol

More Posts