Сложившееся вывод, что секретарём возможно лишь блондинка с модельной наружностью, долгими ярко красными ногтями, кокетничающая по телефону и удовлетворяющая все сексуальные потребности собственного шефа.
Таким нелицеприятным образом эта профессия обязана и до сих пор видящимся существам с куриными мозгами, каковые не заслуживают никакого другого обращения, не считая как «секретарша».
Секретарь, это звучит гордо!
В случае если же взглянуть на профессию секретаря, то Вы заметите, что это достаточно важная и важная должность. Это не просто ответы на набор и звонки текстов. Умелый секретарь способен стать, по сути, вторым по окончании начальника лицом на предприятии, потому, что как раз через секретаря проходит исходящая и вся входящая информация, как раз секретарь в курсе всех событий, каковые происходят на компании.
Секретарь – многофункциональная должность, в отличие от бухгалтера, сфера обязанностей которого включает только денежные вопросы, или других узконаправленных отделов, секретарь обязан мочь решать вопросы из различных областей, он, как и директор должен быть в курсе всего происходящего, частенько он знает намного больше, чем сам начальник.
Обязанности секретаря.
1. Ответы на телефонные звонки. Секретарь не только обязан мило поприветствовать звонящего по телефону, но и сказать, с кем сейчас возможно связаться, с кем нет, кто находится на рабочем месте, а кто сейчас на серьёзной рабочий встрече и освободиться лишь к вечеру (в случае если по большому счету освободиться, потому, что говорить со звонящим полностью не хочет).
Умелый секретарь знает на память внутренний номер каждого из сотрудников, способен запомнить те данные, которую оставляют для каждого из участников команды. В обязанности секретаря входит бронирование мест в самолёте и номеров в отеле. Частенько им поручаются разные деловые звонки неспециализированного содержания.
В круг обязанностей секретаря входит приём факсимильных сообщений и их отправка. Кроме того в случае если в компании до десятка человек, работа секретаря есть достаточно сложным делом, не говоря уже о тех компаниях, где штат превышает двадцать и тридцать человек.
2. Работа с документацией. Делопроизводство требует внимания, усидчивости, прилежности и, основное, систематической работы. Определённые документы направляться зарегистрировать, другие сдать в архив, те дать как возможно скорее на подпись, а эти собрать и распечатать в нескольких экземплярах.
Для тех компаний, каковые трудятся с несколькими клиентами, в обязательном порядке правильно рассортировать документы, дабы при необходимости любой документ возможно было отыскать в короткие сроки.
3. Работа с офисной техникой. Секретарь должен быть на «ты» с этими важными агрегатами, как факсы, плоттеры, сканеры, копиры и принтеры. Для многих кроме того настройка собственного сотого есть громадной проблемой.
Не считая всего другого, секретарь обязан смотреть за исправностью оргтехники и за наличием всех нужных расходных материалов.
4. Работа на компьютере. Стремительный и грамотный комплект текстов – ответственное умение для секретаря. Кроме этого нужно мочь составлять Email, создавать разные презентации, заполнять электронные таблицы, осуществлять поиск информации в сети.
5. Следить за ситуацией . Многие компании возлагают на плечи секретаря заботу о наличии офисной бумаги, канцелярских принадлежностей, время от времени запасов чистой воды и организацию доставки обедов. Традиционно для партнёров и клиентов секретарь обязан создать комфортную обстановку и предложить чай либо кофе.
И это секретарь может успокоить настойчивого визитёра, что желает безотлагательно видеть находящегося на рабочий ответственной встрече начальника.
Признанием значимости работы секретаря может стать тот факт, что при их вынужденного отсутствия в офисе царит паника и хаос.
Не унижайте преимущества секретарей, обращаясь к ним с обидным «секретарша»!
Случайные статьи:
Видеодневник 8. Я — шизофреник! И это звучит гордо!
Подборка похожих статей:
-
6 Признаков того, что вас могут уволить
1. Ваш объем работы значительно уменьшается В случае если кто-то из вашей команды начинает делать обязанности, каковые еще сравнительно не так давно…
-
Почему коллеги считают вас лентяйкой?
Вы трудитесь наравне со всеми, кроме того, может, больше чем другие. Но окружающие сотрудника всегда дают вам осознать, что вы – лентяйка. Из-за чего так…
-
Почему наша одержимость технологиями — следствие зависимости от работы
Вашему вниманию предлагается стенограмма интервью, забранного Ниром Эйялем (Nir Eyal), известным бизнес-предпринимателем и консультантом, у Дэвида…
-
Как протестировать идею продукта с помощью смоук-тестирования
Представьте, что вам в голову пришла мысль нового товара либо новой функции (компонента) уже имеющегося продукта. Мысль думается превосходной, но перед…